Bu hafta Merve Hanımla birlikteydik. Kalite Yönetim Sistemi (KYS) hakkında bilgi edindik. Sonrasında kütüphanenin tüm faaliyetlerine ilişkin görev adımları listelerini stajyer arkadaşlarımızla kendi aramızda bölüşerek inceledik. Revize edilmesi gerektiğini düşündüğümüz kısımlarda, ilgili excel süreç tablolarının altına notlarımızı düştük veya tablo üzerinde yaptığımız değişiklikleri kırmızı harflerle düzenledik. Notlarla revize ettiğimiz süreç dosyalarını Merve Hanıma mail olarak gönderdik. Kütüphanenin tüm faaliyetlerine geniş pencereden baktık aslında fark etmeden ne kadar fazla işle muhatap olduğumuzu gördük. Tablolarda her bir iş akışının süreci için "yaşanan sorunlar" ve "çözüm önerileri" sütunları hoşuma gitti. Detaylıca hazırlanan iş akış şemaları (Flow Charts) süreçleri oldukça anlaşılır kılarken kendi kendine öğrenmeyi de kolaylaştırıyor. Kütüphane süreçlerindeki uyumun ve her bir iş sürecinin büyük resmi tamamladığını ve yapbozun değerli birer parçası olduğunu düşünüyorum. Son olarak, arşiv ve yazı işlerini ziyaret ederek belge yaşam döngüsü, standart dosya planı, resmi yazışma usul ve esasları, TED Üniversitesinin kullandığı EBYS sistem modülleri hakkında bilgi edindik. Bizim için 2.Sınıfta gördüğümüz Belge Yönetimi dersinin hızlandırılmış eğitimi gibiydi. Verimli ve oldukça keyifli bir haftaydı.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder